Wenn die Zeit zu wichtig ist – Perfektes Zeitmanagement in wenigen Schritten

 

„Haben Sie kurz eine Minute Zeit?“ Dies ist ein Satz der täglich zu hören ist. Oft bleibt es allerdings nicht bei einer Minute und 15 Minuten sind stattdessen verstrichen. Effizientes Zeitmanagement lässt sich in diesem Zusammenhang kaum bewerkstelligen. Um Ihre Zeit so sinnvoll als möglich zu nutzen, beachten Sie folgende Tipps, damit Sie nicht einer von vielen „One-Minute-Managern“ sind.

1. Berühren – nur einmal

Wie oft kommt das vor, Sie sind mitten bei der Arbeit und stecken tief im Projekt fest. Eine E-Mail kommt herein. Anklicken – lesen. Sie stellen fest, dass dies momentan nicht so wichtig ist und arbeiten weiter. Die nächste Mail erscheint. Anklicken – Öffnen – Lesen. Sie stellen fest, es handelt sich um Spam und weitere 5 Minuten sind vergangen. Ständige Ablenkungen sind hinderlich. Es ist wichtig, sich auf eine wesentliche Sache zu konzentrieren. Sind Sie bereit die Email zu bearbeiten, so tun Sie das auch. Versuchen Sie es zu vermeiden, Dinge öfter in Hand zu nehmen und diese von vorne zu bearbeiten. Erledigen Sie Ihre Aufgaben nur dann, wenn Sie auch Zeit dafür haben. Alles andere kann warten, bis Sie die aktuellen Aufgaben abgeschlossen haben.

 

2. Listen erstellen

 

Nutzen Sie jeden Morgen 10 Minuten, um eine Liste mit Aufgaben zu erstellen, welche Sie heute alle erledigen möchten. Schreiben Sie alle notwendigen Dinge auf, welche Ihnen in den Kopf schießen. Ziel der Sache ist es, dass Sie nichts vergessen und Ihre Planung weiter perfektionieren können. Wichtig zu wissen ist, dass Sie große Aufgabenblöcke in mehrere kleine teilen wollen, um die Tagesplanung flexibler gestalten zu können.

 

3.Zeitplanung

 

Nun haben Sie Ihre Liste erstellt. Machen Sie sich anschließend darüber Gedanken, wie viel Zeit Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Vermerken Sie dies hinter Ihren Aufgaben. Es ist wichtig einschätzen zu können, wie viel Zeit man benötigt, um strukturell Planen zu können. Sollten Sie beim Erledigen feststellen, dass Sie zu lange brauchen, so kann es sein, dass Sie abgelenkt wurden beziehungsweise noch nicht das notwendige Gefühl dafür haben. Sie werden merken, dass sich dies schnell ändert.

 

4.  Priorisierung

 

Im nächsten Schritt ist es wichtig die verschiedenen Aufgaben zu priorisieren. Welche sind wichtig, welche sind eher unwichtig. Anhand dessen ist es anschließend möglich die Aufgaben in den Arbeitsalltag zu integrieren. Beginnen Sie damit, welche Aufgaben dringlich sind, beziehungsweise welche Aufgaben noch Zeit bis zu Erledigung haben.

 

5. Tagesplanung

Anhand der erstellten Aufgabenliste, bei welcher der nötige Zeitaufwand vermerkt ist, ist es nun möglich eine Tagesplanung vorzunehmen. Machen Sie sich darüber Gedanken, wie Sie die verschiedenen Tätigkeiten in Ihren Tag einbauen können. Wo bekommen Sie bestimme Aufgaben gut unter, wo eher schlecht. Wichtig ist es, dass hier auch die notwendigen Pausen beachtet werden. Sollten Sie nur noch 10 Minuten bis zu Ihrer Mittagspause Zeit haben, so ist es weniger ratsam, sich in ein großes Themengebiet einzuarbeiten. Beginnen Sie mit großen Aufgabenblöcken, wenn die notwendige Zeit dafür bereit ist, um doppelte Einarbeitung zu vermeiden.

 

6. Wegwerfen

Haben Sie sich die Information bereits zum dritten Mal angeschaut und Sie wissen immer noch nicht, was genau Sie damit anstellen sollen und ob Sie dies noch brauchen? Weg damit! Diese Dinge kosten viel Zeit, da sich damit ständig aufs Neue beschäftigt wird. Wenn Sie nach dem dritten Mal immer noch nicht wissen wofür, so trennen Sie sich davon, denn die rauben Ihnen nur kostbare Zeit, die Sie für andere Dinge besser benötigen.

 

 

Anhand diesen einfachen 6 Schritten ist es möglich, sich den Tag optimal zu gestalten. Versuchen Sie sich einmal eine solche Liste zu erstellen. Mit etwas Übung ist der Tagesplan in wenigen Minuten erstellt. Außerdem gibt es am Ende des Tages nichts Schöneres als eine erledigte To-Do Liste durchzustreichen und in den Müll zu werfen. Zudem wissen Sie zum Feierabend, was Sie alles an diesem produktiven, hervorragenden Tag geleistet haben!

 

Autor: Florian Dietzel, B.A.

 

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Marc Breetzke, M.A., M.A. ist der Gründer von MB Inspirations und weltweit als Business-Stratege, Consultant und Dozent unterwegs.

 

Florian Dietzel, B.A. ist jüngstes Mitglied des MBI-Teams und als Junior Sales Consultant für Sie und unsere Kunden im Einsatz. Bei Fragen, Wünschen oder Vorschlägen schreiben Sie uns gerne unter service@mbinspirations.com.

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